Virkatodistukset ja sukuselvitykset tilataan kirkkoherranvirastosta                p. 014 333 4920.

 

Virkatodistukset, sukuselvitykset

Virkatodistuksen käyttötarkoitus määrittää mitä tietoja todistukseen merkitään. Useimmiten virkatodistusta tarvitaan perunkirjoitukseen ja kuolinpesän asioiden hoitoa varten. Tällöin vainajasta tilataan sukuselvitys-muotoinen virkatodistus. Sukuselvitykseen merkitään päähenkilön perustietojen lisäksi mm. muutot, aviopuolisot ja lapset. Sukuselvitys on tilattava erikseen kaikista niistä seurakunnista tai rekistereistä, joissa henkilö on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään. Poikkeuksena viimeinen rekisterinpitäjäseurakunta antaa todistuksen koko 1.10.1999 jälkeiseltä ajalta, vaikka henkilö olisi tuona aikana ollut kirjoilla useammassa seurakunnassa.

Elossa olevasta seurakunnan jäsenestä voidaan tilata ns. elää-todistus. Todistus tilataan siitä seurakunnasta, jossa henkilö on kirjoilla. Mikäli henkilö ei ole seurakunnan jäsen, todistus tilataan maistraatista. Huom! todistusta ei tarvita, mikäli muussa seurakunnan antamassa sukuselvityksessä on henkilön kohdalla elää-merkintä.

Toimitamme virkatodistuksia myös ulkomaan viranomaisia varten monikielisellä lomakkeella (suomi, ruotsi, englanti, saksa ja ranska).

 

Todistuksen tilaaminen

Todistuksen voi tilata puhelimitse, kirjeitse tai asioimalla henkilökohtaisesti kirkkoherranvirastossa. Emme suosittele tilaamista sähköpostilla, koska sähköpostiyhteys on suojaamaton, vähintäänkin henkilötunnuksen käyttöä sähköpostitilauksissa tulee välttää.

Tilaukseen tarvittavat tiedot:

  1. Tilaajan nimi, osoite ja puhelinnumero
  2. Todistuksen lähetysosoite ja laskutusosoite, mikäli eri kuin tilaajan
  3. Kenestä todistus tilataan; nimi ja syntymäaika tai hetu. Elääkö henkilö, josta todistus tehdään.
  4. Milloin henkilö on ollut kirjoilla Viitasaaren seurakunnassa; onko hän syntynyt/ kuollut Viitasaarella tai muuttopäivä Viitasaarelle/ Viitasaarelta.
  5. Todistuksen käyttötarkoitus. Mikäli todistus tulee perunkirjoitusta varten, olisi hyvä ilmoittaa kenen perunkirjoituksesta on kyse ja mikä hänen sukulaisuussuhteensa on henkilöön, josta todistus tilataan.
  6. Tilattaessa on hyvä kertoa, mikäli henkilöllä, josta sukuselvitys tilataan, ei ole lapsia. Tällöin sukuselvitys tehdään vanhemmista alkaen.
  7. Myös nimenmuutokset on hyvä huomioida, tilaus tulisi tehdä sillä nimellä, joka henkilöllä on ollut Viitasaarella kirjoilla ollessaan.

Tarvittaessa voi käyttää virkatodistuksen tilauslomaketta (tulostettava lomake).

 

Toimitusaika

Sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten toimitusaika on noin kaksi viikkoa, elää-todistukset pyritään postittamaan tilauspäivänä.

 

Todistuksista perittävät maksut

Maksuttomat todistukset:

Henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi Kirjuri-jäsentietojärjestelmästä tulostettu virkatodistus, joka koskee seurakunnan jäsenen yksittäisiä tietoja (ns. elää-todistus).

9 euroa maksavat todistukset:

  • Virkatodistukset, joihin tulee Kirjuri-jäsentietojärjestelmästä laajempia tietoja (esimerkiksi henkilön muuttotietoja, aviopuolison, lasten tai vanhempien tietoja).
  • Virkatodistukset, jotka laaditaan manuaalisesti ja joiden tietosisältö pohjautuu Kirjuri-jäsentietojärjestelmään ja/tai perhelehtiin.

30 euroa maksavat todistukset:

Manuaalisesti laadittu virkatodistus, johon haetaan tietoja kirjamuotoisista kirkonkirjoista. Jos kirjamuotoisista kirkonkirjoista haetaan kuitenkin vain yksi tapahtumatieto, kuten esimerkiksi avioliitto- tai kuolintieto, todistus maksaa 8 euroa. Jos samansisältöisiä todistuksia tilataan kaksi tai useampia eri käyttötarkoituksiin, ensimmäisestä todistuksesta peritään 30 euroa ja jokaisesta seuraavasta 8 euroa.

Maksullisen todistuksen lähettämisestä peritään lisäksi toimitusmaksu 5,50 euroa. 

Kirkkohallituksen päätös

 

Virkatodistukset sukututkimusta varten

Tietoja kirkonkirjoista voidaan luovuttaa myös sukututkimukseen ja henkilömatrikkelin laatimiseen. Sukututkijan on pyydettäessä esitettävä rekisteriseloste laadittavasta sukututkimuksesta. Koska kirkkoherranviraston ensisijainen tehtävä on laatia ns. virallisia virkatodistuksia jäsentensä oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, jäävät sukututkimuksia varten laadittavat sukuselvitykset työjärjestyksessä näiden jälkeen. Tällä hetkellä kirkkoherranviraston sukututkimuksia varten laadittavien sukuselvitysten jono on pahasti ruuhkautunut. Sukutietoja emme voi antaa puhelimitse.

 

Todistuksen tilaaminen

Todistuksen voi tilata puhelimitse, kirjeitse tai asioimalla henkilökohtaisesti kirkkoherranvirastossa. Emme suosittele tilaamista sähköpostilla, koska sähköpostiyhteys on suojaamaton, vähintäänkin henkilötunnuksen käyttöä sähköpostitilauksissa tulee välttää.

Tilaukseen tarvittavat tiedot:

  1. Tilaajan nimi, osoite ja puhelinnumero.
  2. Mitä sukua tutkimus koskee.
  3. Kenestä todistus tilataan; nimi ja syntymäaika tai hetu.
  4. Milloin henkilö on ollut kirjoilla Viitasaaren seurakunnassa; onko hän syntynyt/ kuollut Viitasaarella tai muuttopäivä Viitasaarelle/ Viitasaarelta.
  5. Mitä tietoja selvitykseen halutaan (muutot, puoliso, lapset, lapsenlapset, kuolinajat jne)
  6. Myös nimenmuutokset on hyvä huomioida, tilaus tulisi tehdä sillä nimellä, joka henkilöllä on ollut Viitasaarella kirjoilla ollessaan.
  7. Asetetaanko tehtävälle tutkimukselle maksukatto.

Tarvittaessa voi käyttää sukututkimuksen sukuselvityksen tilauslomaketta (tulostettava lomake).

 

Sukututkimusta varten laadittujen todistusten maksut

Sukututkimusta varten laadittujen todistusten perusmaksu on 30 euroa. Mikäli todistuksen laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksua 15 euroa jokaiselta alkavalta 30 minuutilta. Jos todistuksen laatimiseen kuluu 1 tunti ja 15 minuuttia, laskutetaan asiakkaalta perusmaksu 30 euroa ja 2 x 30 minuutin ajalta 15 euroa, yhteensä 60 euroa. Todistuksen lähettämisestä peritään toimitusmaksua 5,50 euroa.

Kirkkohallituksen päätös

 

Omatoiminen tutkiminen

Sukututkijoilla on mahdollisuus tutkia omatoimisesti 100 vuotta vanhempia kirkonkirjoja mikrofilmeiltä kirkkoherranvirastossa.

Kirkkoherranvirastossa olevat kirkonkirjat alkavat noin vuodesta 1840 alkaen. Tätä vanhemmat kirjat ovat Jyväskylän maakunta-arkistossa.

Tietoja suvun elossa olevista jäsenistä on hyvä ensisijaisesti kerätä heiltä itseltään. Tällöin voidaan samalla varmistua siitä, ettei rekisteröity halua käyttää hänelle henkilötietolain 30§:ssä annettua oikeutta kieltää omien tietojensa käyttämistä sukututkimuksessa.

Hyödyllisiä linkkejä sukutietojen omatoimiseen tutkimiseen:

Suomen Sukututkimusseura                    http://hiski.genealogia.fi/hiski

Suomen Kansallisarkisto                           http://digi.narc.fi/digi

Suomen Sukuhistoriallinen yhdistys       www.digiarkisto.org/sshy

Karjala – tietokantasäätiö                          http://www.karjalatk.fi/katiha2/

 

 

 

 

 

Ota yhteyttä

Päivi Paananen
Toimistosihteeri
 
Tarja Tarvainen
Toimistosihteeri